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Sabe quão eficientes são os seus processos internos?

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Fase 1-min

 

Se já deu por si preso a papéis e processos burocráticos dentro da sua própria empresa, este artigo é para si. É que, independentemente do objetivo que o seu negócio prossiga - seja ele ter mais lucro ou ser mais eficiente - vai ser impossível atingi-lo sem processos internos eficazes. Não acredita? A verdade é que a eficácia dos processos internos garante um objetivo para a sua empresa e, bem assim, a maximização de recursos para o alcançar, com menos perdas de dinheiro e de tempo. Ou seja, antes de afirmar, sem pensar, que o seu negócio tem processos internos eficientes, é importante que responda a algumas perguntas:

 

- Os dados de negócios ou clientes estão guardados em folhas de Excel?

- Só consegue consultar dados relativos a clientes ou operações no escritório?

- Se o chefe for de férias, a empresa torna-se um caos?

- Utiliza mais do que um software para desempenhar as suas funções?

- A empresa ainda trata todos os processos em suporte de papel?

 

Se respondeu que sim a uma ou mais destas questões temos uma má notícia para si: provavelmente os processos internos que está a usar na sua empresa não só estão obsoletos como não funcionam, o que se traduz em perdas de dinheiro diárias.

 

Assim, o primeiro passo a dar para que os processos internos possam ser organizados é, obviamente, fazer uma auditoria aos métodos que estão a ser usados atualmente. É preciso perceber quais as funções reais que todos os funcionários desempenham, que ferramentas usam e quanto tempo gastam com cada uma. Fale com os seus empregados e tente perceber quais os processos que eles acreditam ser ineficazes e como é que todos os mecanismos da empresa realmente funcionam (não na teoria, mas na prática).

 

Depois, é importante que estabeleça uma ordem de prioridades. Ou seja, decida quais os processos internos que têm mais urgência em serem modificados e faça uma lista prioritária para cada um deles, com os objetivos inerentes. Perceba quais são os pontos fracos da sua empresa de modo a poder modificá-los e escolha dois a três processos para iniciar a mudança. Contudo, é importante que esteja preparado para que os funcionários possam não se adaptar facilmente à ideia, num primeiro momento. A verdade é que as pessoas gostam de rotinas e, consequentemente, são reticentes às mudanças. Por isso, dialogue com eles e aponte os vários pontos favoráveis - sobretudo para as tarefas que desempenham - pois assim é muito mais provável que se apresentem mais recetivos aos novos processos.

E, aqui chegamos à fase de automação e informatização dos processos em que, claro está, precisará de ajuda especializada. Mas, podemos garantir-lhe que os seus processos internos nunca mais serão os mesmos. No bom sentido.

 

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