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Como a informatização dos processos pode solucionar os problemas da sua empresa

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Fase 2

 

Como já lhe mostrámos até aqui ter processos internos eficazes é meio caminho andado para que a sua empresa potencie os lucros e evite prejuízos. Mas, o que ainda não lhe tínhamos dito é que, uma das melhores formas de tornar os processos eficazes é mesmo através da informatização.

Se faz parte da velha guarda que vê os computadores com maus olhos, não se assuste: torná-los os seus melhores amigos pode ser a chave de sucesso para o seu negócio.

 

Assim, há vários passos a dar na informatização dos processos, de forma a que solucionem problemas atuais da empresa. São eles:

 

Perceber que áreas podem ser automatizadas/informatizadas

Uma das melhores formas de tornar os processos eficazes é fazer listas do que pode ser melhorado e consequentemente informatizado. Sinalize problemas conhecidos, tarefas repetitivas e demasiado lentas a serem executadas para que sejam estas os primeiros a serem informatizadas. A informatização corresponde a um ganho de tempo essencial para a saúde do seu negócio.

 

Validações

Quando tem um processo informático eficaz, com software feito à medida das necessidades da sua empresa, as burocracias acabam. E isto traduz-se em que, mesmo tarefas que necessitem de validação superior, possam consegui-la numa questão de poucos minutos usando apenas o software. Quando falamos da área de pós-venda, por exemplo, as validações rápidas são uma necessidade para a satisfação do cliente.

 

Ferramentas à medida

A informatização e os softwares feitos à medida têm um grande ponto forte: são concebidos com ferramentas específicas adequadas para o seu negócio e para as necessidades que apresenta. Esqueça o Excel e invista em soluções personalizadas para evitar a perda de recursos ao máximo.

 

Elaboração de um plano

Quando decide apostar na informatização dos processos internos - e depois de escolher uma empresa qualificada com provas dadas no mercado - é muito importante que haja diálogo e a elaboração de um plano em conjunto com as pessoas que vão desenvolver o projeto. Isto porque, quanto mais informações o programador tiver, mais perfeito será o software criado para a sua empresa e, portanto, mais eficaz.

 

Testar o software solucionando os principais problemas da empresa

Ver o software piloto a trabalhar - ou seja a primeira versão de como vai ser - é muito importante para ver, com os seus olhos, a eficácia na resolução de problemas correntes e a maximização de recursos deixando os processos mais eficazes. Esta é a altura em que todos os pormenores são afinados e em que consegue efetivamente testar como a informatização é essencial para uma maior rentabilidade dos recursos numa empresa.

 

A informatização a tornar os processos mais eficazes

Para tarefas repetitivas, validações superiores e um ritmo produtivo de trabalho a informatização de processos é, como já vimos, essencial. Depois de testá-la é altura de a implementar e de começar, finalmente, a perceber como a informatização soluciona os principais problemas da sua empresa.

 

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